اهمیت حسابداری و مدیریت مالی برای شرکت‌های کوچک

موفقیت تمامی کسب‌وکارها به یک مدیریت مالی درست و مؤثر بستگی دارد. اهمیت این مؤلفه‌ی حیاتی در شرکت‌های کوچک و متوسط که توانایی کمتری در پرداخت بدهی و تسویه حساب‌ها دارند، بیشتر است. حسابداری از اصلی‌ترین مواردی است که یک کسب وکار در حال رشد به آن نیاز دارد. پیروی از اصول حسابداری می‌تواند تمامی شرکت‌های بزرگ و کوچک را به اهداف کوتاه و بلند مدت‌شان برساند. حسابداری تنها به مدیریت اعتبارات و بدهی‌ها خلاصه نمی‌شود؛ بلکه در تمامی تصمیم‌گیری‌های آینده نقش دارد. برای مثال، کنترل حساب‌های دریافتنی به تحلیل رفتار مشتری به لحاظ بازپرداخت بدهی‌ها کمک می‌کند. شناسایی مشتریان بدحساب، بودجه بندی دقیق برای کشف ناکارآمدی در برنامه‌های عملیاتی، آگاهی از تغییرات بازار از طریق بررسی تغییرات ناگهانی در هزینه و درآمد فروش و بسیاری از موارد دیگر، از جمله فواید حسابداری هستند.

یکی از اصلی‌ترین مواردی که مدیر یا صاحب کسب‌وکار با آن سروکار دارد، مدیریت جریان وجوه نقد، به ویژه چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد است؛ این چرخه درواقع همان توانایی شرکت در تبدیل فاکتورهای مشتریان به پول نقد و تسویه‌ی حساب‌های دریافتنی است.

چرخه‌ی سرمایه در گردش رابطه‌ی نزدیکی با چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد دارد. سرمایه در گردش به معنای گردش وجوه نقد و سایر دارایی‌ّها در جهت کسب‌وکار و روند عادی تجارت شرکت است. سود خالص و نهایی شرکت به توانایی شرکت در مدیریت سرمایه در گردش و چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد بستگی دارد.

مالیات از دیگر مواردی است که نیاز به حسابداری را چندین برابر می‌کند. ثبت اسناد حسابداری برای گزارش‌های مالیاتی می‌تواند اطلاعات مهمی را در اختیار مدیر یا صاحب شرکت قرار بدهد. صورت‌های مالی ماهانه یا فصلی، صورت جریان وجوه نقد، ترازنامه و صورت سود و زیان باعث می‌شود که تصویر دقیق‌تری از سابقه‌ی شرکت و برای پیشرفت آن ایجاد شود.

ارتباط مدیریت سرمایه در گردش با سودآوری

تحقیقات نشان می‌دهند که ارتباط مهمی میان سودآوری شرکت و چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد وجود دارد؛ البته این مساله به نوع فعالیت شرکت، سابقه و بزرگی آن بستگی دارد. صاحبان کسب و کارهای کوچک می‌توانند سودآوری شرکت را از طریق بهبود مدیریت مؤثر سرمایه در گردش و آزاد کردن حجم نقدینگی شرکت افزایش دهند.

اگر سرعت عمل شرکت‌ها در تسویه‌ی حساب‌ّهای دریافتنی و تبدیل فاکتورهای مشتریان به پول نقد (چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد) بیشتر باشد، مدیریتِ سرمایه در گردش مؤثرتری خواهند داشت. چنین چیزی با مدیریت مؤثر موجودی و توجه به گردش سهام در کسب‌وکار امکان‌پذیر است. مدیریت موجودی کالا در زمان‌های رکود اقتصادی اهمیت ویژه‌ای دارد، چراکه قطعا نوساناتی در تقاضای مشتریان مشاهده خواهد شد.

شرکت‌های کوچک علاوه بر مدیریت موجودی و سرمایه در گردش می‌توانند از طریق مدیریت مؤثر حساب‌ّهای دریافتنی و پرداختنی نیز میزان سود‌آوری خود را افزایش دهند. مدیریت درست حساب‌های دریافتنی با دریافت به موقع پول از مشتریان، به افزایش سرعت چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد کمک می‌کند. از طرف دیگر، پرداخت به موقع پول و تسویه‌ی حساب‌های پرداختنی، از هزینه‌های بازپرداخت دیرهنگام، هزینه‌های بهره و از دست دادن امتیازهای تخفیف جلوگیری می‌کند. می‌توان گفت مدیریت حساب‌های دریافتنی و پرداختنی از مدیریت موجودی کالا مهم‌تر است.

چه کسی باید مدیریت سرمایه در گردش را به عهده بگیرد؟

‌تحقیقات نشان داده‌اند که مدیر یا صاحبان شرکت‌های کوچک می‌توانند سودآوری شرکت را از طریق کنترل موجودی کالا و مدیریت حساب‌ّهای دریافتنی و پرداختنی افزایش دهند؛ اما نکته اینجاست که بیشتر صاحبانی که مدیر کسب‌وکار خود هستند، در انجام این کار توانایی بالایی ندارند. این مسئله به‌ویژه در اقتصاد کشورهای در حال توسعه بیشتر دیده شده است.

برای مثال در جمهوری چک دیده شده که مدیران/ صاحبان شرکت‌ها بیشتر به حساب‌های دریافتنی توجه می‌کنند، اما مدیریت درستی در سرعت چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد از طریق مشوق‌ّها یا جریمه‌ها ندارند. در اوگاندا نیز برخی صاحبان شرکت‌ها از روش‌های غیررسمی برای ثبت اسناد مالی استفاده می‌کنند و برای پیگیری حساب‌ّهای دریافتنی و موجودی کالا تنها به حافظه‌ی خود اکتفا می‌کنند. البته نمونه‌هایی از روش‌های رسمی برای پیش‌بینی جریان وجوه نقد و مدیریت ضعیف اعتبارات نیز دیده شده است.

الگوی مشابهی نیز در غنا وجود دارد. اکثر صاحبانی که مدیریت شرکت خود را به‌عهده دارند، سوابق مالی رسمی شرکت را نگهداری نمی‌کنند؛ چراکه نیازی به این کار دیده نمی‌شود. علاوه بر این، ترس از عواقب فاش شدن درآمد واقعی و جریمه‌های مالیاتی ناشی از آن، مانع از نگهداری اسناد مالی شده است.

مؤثرترین روش برای تعیین استراتژی‌های آینده، تصمیم‌گیری برای پیشرفت شرکت و جلوگیری از تخلفات مالیاتی، به‌کارگیری اصول حسابداری حرفه‌ای و مؤثر است. شرکت‌ّهای کوچک اغلب به دنبال کاهش هزینه و پیدا کردن ارزان‌ترین روش هستند. این شرکت‌ّها ترجیح می‌ٔدهند که یکبار در سال و در زمان ارسال اظهارنامه‌های مالیاتی از خدمات حسابداری شرکتی استفاده کنند. متأسفانه این دسته از شرکت‌ها از امتیاز استفاده از اطلاعات برای تعیین مسیر پیشرفت شرکت بی بهره هستند.

اهمیت آموزش مدیریت مالی و حمایت خارجی از مدیریت

آموزش یکی از مؤلفه‌های اصلی برای بهبود مهارت مدیریت مالی است. در آفریقای جنوبی، مدیرانی که دانش بیشتری در زمینه‌ی مدیریت جریان وجوه نقد و ثبت رسمی اسناد داشتند، در حفظ این اسناد تواناتر بودند. چنین چیزی در یونان نیز دیده شده است. مدیرانی که چنین مهارتی را آموزش دیده‌اند، دانش بالاتری از مسائل مالی دارند و بهتر مدیریت می‌کنند. حتی در آمریکا، آن دسته از مدیرانی که درک بهتری از صورت‌های مالی دارند، برای تصمیم‌گیری صحیح، از آنها استفاده می‌کنند.

علاوه بر آموزش مدیریت مالی، توصیه و مشاوره‌ی خارجی نیز از اهمیت ویژه‌‌ای برخوردار است. اکثر مدیران شرکت‌های کوچک به توصیه‌ها و پیشنهادات حسابداران خود وابسته هستند. البته بسیاری نیز برای دریافت مشاوره‌های مالی به خانواده، ‌دوستان، بانک‌ها و سایر شرکت‌ّهای محلی رجوع می‌کنند. همزمان با رشد شرکت، نیاز به مشاوره‌ّهای خارجی بیشتر می‌شود؛ البته نوع و کیفیت توصیه‌ها از کمیت آنها مهم‌تر است.

تحقیقات نشان داده‌اند که شرکت‌ّهای کوچک و جوان باید توجه بیشتری به جریان وجوه نقد و سرمایه در گردش داشته باشند؛ به‌ویژه اگر به‌دنبال رشد و گسترش هستند. رشد در شرکت‌های کوچک با سرمایه‌گذاری در تحقیق و توسعه، بهره‌وری کارکنان،‌ اهرم بدهی و مدیریت مؤثر جریان وجوه نقد در ارتباط است.

اهمیت ثبت و نگهداری منسجم اسناد و گزارش‌های مالی و کمک برون‌سازمانی

مدیران و صاحبان شرکت‌های کوچک باید از اهمیت حفظ و نگهداری اسناد مالی و استفاده از گزارش‌های مالی برای تصمیم‌گیری‌ آگاه باشند. حساب‌ّهایی که به‌درستی ثبت و نگهداری می‌شوند، می‌توانند گزارش‌های مالی مهمی مثل صورت جریان وجوه نقد، نقدینگی و سایر شاخص‌های عملکرد را فراهم کنند که در نهایت به موفقیت و ماندگاری کسب‌وکار منجر می‌شود.

شرکت‌های جوان و نوپا اغلب با مشکل عدم مدیریت سرمایه در گردش مواجه هستند. مدیریت مؤثر جریان وجوه نقد و سرمایه در گردش برای ماندگاری شرکت ضروری است. این موارد به افزایش سودآوری و حتی رشد اقتصادی منجر می‌شوند. صاحبان شرکت‌های در حال رشد با استرس زیادی روبه‌رو هستند و اغلب به کمک خارجی نیاز دارند. البته نیاز به آموزش مدیریت مالی و سیستم‌هایی برای عملکرد مؤثر نیز از اصلی‌ترین مؤلفه‌ها برای موفقیت شرکت‌هاست. برخورداری از یک سیستم حسابداری مؤثر و قابل اعتماد می‌تواند زمان بیشتری را در اختیار صاحبان شرکت‌ها قرار دهد تا به مسائل مهم‌تری بپردازند.