13 دلیل رد دفاتر مالیاتی چیست و چگونه برطرف می شود؟

مودیان موظفند برای تشخیص میزان درآمد هر واحد تجاری و همچنین به‌منظور محاسبه مالیات اصناف مختلف، دفتری را تحت عنوان دفاتر مالیاتی به سازمان امور مالیاتی ارائه دهند. درنهایت این دفاتر توسط کارشناسان مالیاتی این سازمان بررسی می‌شوند و در صورت وجود هرگونه مغایرت و اشکال در آن، کارشناس می‌تواند این دفاتر مالیاتی را رد یا علی الراس کند. (چنانچه قصد دریافت مشاور امور مالیاتی را دارید، مشاوران ما در تدبیر حساب آماده راهنمایی شما هستند)

رد دفاتر قانونی چیست؟

به طور کلی اگر هرکدام از دفاتر قانونی حسابداری (ازجمله دفترکل، کپیه و دفتر روزنامه) با استانداردهای حسابداری تطابق نداشته باشند و یا بر اساس آئین‌نامه تحریریه دفاتر قانونی تنظیم نشده باشند، مستندات این دفتر توسط کارشناس یا بازرس‌های مالیاتی رد می‌شوند. رد دفاتر قانونی دلایل مختلفی می‌تواند داشته باشد؛ ازجمله پاره و یا مخدودش شدن دفتر مالیاتی، خوانا نبودن رویدادهای مالی، رعایت نکردن تقدم و تأخر و غیره که در ادامه به‌طور کامل به بیان این دلایل خواهیم پرداخت.

دلایل رد دفاتر قانونی

طبق ماده 20 آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی، به دلیل وجود مشکلاتی در نحوه تنظیم و تحریر و همچنین نگهداری هر دفتر قانونی، آن دفتر رد خواهد شد. در ادامه به بیان برخی از این دلایل که از سال 97 تاکنون دارای تغییراتی نیز شده‌اند خواهیم پرداخت.

1- محو یا پاک کردن مندرجات موجود در دفاتر

اگر مشخص شود که قسمتی از موارد ثبت‌شده در دفترچه به دلیل سو استفاده مودی پاک شده یا با جوهر محو شده است، باعث رد دفتر قانونی خواهد شد. علاوه بر این اگر حذف و یا پاک شدن بخشی از متن یا کل آن به‌وسیله یکی از ابزارهای و لوازم شیمیایی مانند لاک غلط‌گیر، جوهر و غیره صورت گیرد به طوری که سو استفاده مودی در آن واضح باشد، دفتر رد خواهد شد.

2- گم شدن برگ‌های دفتر پلمپ شده

گم‌شدن یا بهتر بگویم کنده شدن یک یا چند برگ از دفاتر قانونی می‌تواند یکی از مهم‌ترین دلایل رد دفاتر مالی باشد چراکه دفاتر پلمپ شده باید بدون هیچ‌گونه خسارت و آسیبی به بازرس تحویل داده شوند در غیر این صورت شامل رد دفاتر قانونی خواهند شد.

3- خارج شدن دفتر قانونی از پلمپ اولیه

از آنجایی‌که پلمپ دفاتر قانونی امری مهم در ثبت و راه‌اندازی یک شرکت است و به‌منظور قانونی کردن فعالیت‌های مالی خود موظفند که دفاتر قانونی و مالی خود را پلمپ کنند. اگر مودی به‌خوبی از این دفتر پلمپ شده خود محافظت نکرده و به هر دلیلی دفتر او از این پلمپ خارج شود، دفتر او توسط کارشناسان پذیرفته نخواهد شد.

این موضوع به قدری اهمیت دارد که حتی اگر دفتر خارج شده از پلمپ و رویدادهای مندرج در آن هم شماره‌گذاری شده باشند بازهم رد خواهد شد و مورد تائید نخواهد بود.

4- ثبت نکردن برخی از فعالیت‌های مالی

در صورتی که بر اساس مدارک و مستندات موجود، برای کارشناس یا کارشناس ارشد مالیاتی ثابت شود که مودی برخی از رویدادها و فعالیت‌های مالی و پولی را عمداً در دفتر مالی ثبت نکرده باشد، دفتر او رد خواهد شد.

5- تقدم ثبت در رد دفاتر مالیاتی

رویدادهای مالی باید به ترتیب تاریخ وقوع در هر دفتر ثبت شوند تا انسجام و ممیزی این دفتر حفظ شود. حال اگر این قانون رعایت نشود، بازرس می‌تواند دفاتر را رد اعلام کند.

6- نوشتن رویدادها بین سطرها یا در حاشیه دفاتر

طبق استانداردهای آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی، نوشتن هر نوع فعالیت پولی و مالی بین سطرها و یا در حاشیه دفاتر موجب رد شدن دفتر خواهد شد.

7- مخدوش یا تراشیده شدن

اگر بخشی از دفتر پلمپ شده به هر دلیلی آسیب ببیند و یا خراشیده شود به طوری که بخشی از موارد ثبت‌شده در دفتر مورد سو استفاده قرار گیرند، دفتر رد خواهد شد.

8- صفحات سفید دلیلی بر رد دفاتر مالی

اگر تعداد برگ‌های سفید بین رویدادهای ثبت‌شده در دفتر بیش‌ازحد معمول سفید باشند، طبق آیین‌نامه این دفتر رد خواهد شد. البته اگر در انتهای هرروز، هفته یا ماه از هر دفتر قانونی گزینه‌ی “سفیدمانده” انتخاب شود، دفتر مورد تائید بوده و رد نمی‌شود.

9- بستانکاری حساب‌های مالی و نقدی

یک مودی باید توجه داشته باشد که اگر حساب بانکی او بستانکار شود و این بستانکاری به دلیل تقدم و تأخر در ثبت حساب‌ها نباشد، باعث رد دفاتر قانونی وی خواهد شد.

10- تأخیر بیش‌ازحد در تحریر دفاتر قانونی

درصورتی‌که دفتر قانونی پلمپ شده بیش‌ازحد مجاز در آیین‌نامه تحریر نشود و یا در آن رویدادی ثبت نشود، این دفتر ازنظر بازرسان رد خواهد شد.

11- ثبت فعالیت‌ها و وقایع در دفاتر سال‌های قبل

اگر مودی برای تحریر و ثبت فعالیت‌های خود قصد داشته باشد از دفاتر مالی سال‌های قبل استفاده کند و این مسئله را با ذکر مشخصات جزئی دفتر به حوزه مالیاتی اعلام نکند، یکی از موارد رد دفاتر مالیاتی خواهد بود.

12- کوتاهی در ثبت خلاصه عملیات شعب

طبق ماده 14 آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی، مؤسسات و شرکت‌هایی که دارای چندین شعبه در مکان‌های مختلفی هستند، برای جلوگیری از رد دفاتر مالی خود لازم است که هرساله خلاصه‌ای از عملیات و فعالیت‌های انجام‌شده را در این دفاتر ثبت کنند.

13- استفاده از سیستم‌های مکانیکی به‌جای سامانه‌های حسابداری

همان‌طور که می‌دانید کار با اتوماسیون‌های حسابداری یکی از وظایف هر حسابدار و مودی می‌باشد به همین جهت استفاده از سایر سامانه‌های الکترونیکی غیر از آن‌ها، اگرچه جرم نیست و می‌توان با آن فعالیت‌های حسابداری را انجام داد اما ازنظر بازرسان استفاده از این سیستم‌ها موجب رد دفاتر قانونی خواهند شد.

 

موارد رد دفاتر بر اساس آیین‌نامه جدید

علاوه بر قوانین فوق برای در دفاتر مالیاتی، در سال 1394 سازمان امور مالیاتی برای تحریر دفاتر قانونی و همچنین شیوه‌های حفظ و نگهداری آن‌ها، قوانین و آیین‌نامه جدیدی را وضع کرده است که در ادامه به بیان برخی از موارد رد دفاتر از سوی سازمان امور مالیاتی خواهیم پرداخت:

حذف و یا تغییر در فعالیت‌ها و رویدادهای ثبت‌شده در دفتر

اگر ثابت شود که برخی از رویدادهای ثبت‌شده در دفاتر قانونی دستکاری شده‌اند و یا برخی از آن‌ها حذف‌شده‌اند، طبق آیین‌نامه جدید، بازرس این دفتر را رد خواهد کرد.

گم شدن دفاتر مالی

اگر برای کارشناس مالی ثابت شود که دفتر قانونی به‌طور عمد توسط مودی گم شده است، مصداق رد دفتر خواهد بود.

تغییر در زبان تحریر دفتر

در دفاتر قانونی باید زبان فارسی را پاس داشت و موارد مختلفی ازجمله پول رایج کشور ایران در نگارش آن استفاده کند به همین دلیل اگر مودی دفاتر خود را به زبان‌های غیرفارسی ازجمله انگلیسی، عربی، فرانسه و غیره دفتر خود را کامل کند باعث رد آن دفتر خواهد شد.

مغایرت اطلاعات سیستم با موارد ثبت‌شده در دفتر

اگر رویدادهایی که در دفاتر ثبت می‌شوند با اطلاعاتی که حسابدار در سیستم ثبت کرده است مغایرت داشته باشند، موجب رد دفتر می‌شود.

ثبت نکردن یک یا چند رویداد مالی

درصورتی‌که ثابت شود که برخی از رویدادهای مالی و پولی به اختیار مودی ثبت‌نشده‌اند، عواقب آن رد دفتر خواهد بود.

دلایل رد دفاتر توسط بازرسان اداره مالیات

بازرسان و کارشناسان اداره امور مالیاتی که وظیفه رد دفاتر مالی را بر عهده دارند، علاوه بر مفاد ذکرشده خودشان نیز می‌توانند درصورتی‌که دفتری ازنظر آن‌ها موردقبول نباشد را رد کنند که ازجمله این دلایل رد دفاتر می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• اگر مودی برای تحریر دفتر از مداد استفاده کرده باشد.
• اگر دفاتر قانونی قبل از درج رویدادها، مورد تائید ثبت‌اسناد و یا مأموران امور مالیاتی نباشند.
• اگر بازرس مشاهده کند که بین رویدادهای ثبت‌شده در دفتر، برگه‌های سفیدی وجود داشته باشند آن را نمی‌پذیرد.
• هر مودی قطعاً دارای اشتباهات غیرعمدی در ثبت رویدادها خواهد بود اگر آن‌ها را اصلاح نکند، دفتر او رد خواهد شد.
• اگر مودی بخواهد از یک دفتر قانونی برای چند سال پیاپی استفاده کند، خلاف نظر بازرس است.
• شرکت‌هایی که دارای شعب مختلفی می‌باشند موظفند همه دفاتر قانونی ازجمله دفتر کل و روزنامه را به بازرس ارائه دهند.
• اگر شرکتی از نرم‌افزار حسابداری و کامپیوتری مختلفی استفاده می‌کند و دستورالعمل و نحوه کار با آن را ارائه نکند، همه دفاتر قانونی آن رد خواهند شد.

راه‌حل‌های جلوگیری از رد شدن دفاتر قانونی

با وجود اینکه دلایل متعددی برای رد دفاتر مالی و قانونی وجود دارد، اما مودی می‌تواند از رد شدن دفاتر خود جلوگیری کند، اما چگونه؟ به‌طورکلی برای جلوگیری از این کار می‌توان به دو روش اقدام کرد:

• روش اول رفع و اصلاح مغایرت‌های موجود در اظهارنامه مالیاتی
• روش دوم برطرف کردن و اصلاح گزارش 3 ماهه اظهارنامه مالیاتی درمورد خرید و فروش

جریمه رد دفاتر قانونی

شاید برای شما سؤال شده باشد که جریمه رد دفاتر قانونی چقدر است؟ مودیان موظفند که در حفظ و نگهداری و عدم رد دفاتر قانونی خود کوشا باشند زیرا در غیر این صورت نه‌تنها دفاتر آن‌ها رد می‌شوند بلکه جریمه‌هایی نیز به دنبال خواهند داشت که به دو دسته جریمه‌های 20 درصدی و 10 درصدی تقسیم می‌شوند. در صورت عدم ارائه دفاتر قانونی ازجمله روزنامه و دفتر کل، مودی مشمول پرداخت 20 درصد مالیات به‌عنوان جریمه و در صورت رد دفاتر قانونی مشمول پرداخت 10 درصد مالیات به‌عنوان جریمه خواهد شد.

بخشودگی جرائم رد دفاتر

طبق قانون و مواد مختلف آن اگر مودی درخواست بخشیده شدن جرائم رد دفتر خود را داشته باشد لازم است که شرایط زیر را داشته باشد تا بتواند از طرح بخشودگی استفاده کند:

• طبق ماده 1809 قانون مالیات‌های مستقیم، مودی می‌بایست در مدت‌زمان 3 سال همه مدارک و دفاتر قانونی خود را بدون هیچ تأخیر و در زمان تعیین‌شده تحویل دهد همچنین در مدت 3 سال هیچ‌گونه معوقه‌ای مالیات خود را پرداخت کند آنگاه به جهت این قانون مداری می‌تواند 5 درصد از کل مالیات‌هایی که در سه سال اخیر پرداخت کرده است را نپردازد.
• علاوه بر این طبق ماده 190 قانون مالیات‌های مستقیم اگر مودی متعهد و خوش‌حساب باشد و پرداخت‌های خود را به‌موقع و بدون هیچ کم‌وکاستی بپردازد، از 80 درصد جرائم مقرر در ماده‌قانون 239 معاف خواهند بود.
• پرداخت مالیات توسط مودی در سریع‌ترین زمان و یک ماه قبل از تاریخ ابلاغ برگ مالیات، به او کمک می‌کند تا به دلیل خوش‌حسابی، از پرداخت 40 درصد از مالیات معاف شود.

اثر رد دفاتر چقدر است؟

اگر به هر یک از دلایل فوق دفاتر مالی و قانونی مودی توسط بازرس‌های مالیاتی رد شود او می‌تواند این مشکل را به‌راحتی حل کند و هرچه سریع‌تر به پرونده خود رسیدگی کند. اگر ظرف مدت‌زمان 30 روز از تاریخ ابلاغ، مودی با ارائه مستندات و شواهد در دست داشته ایرادات دفتر خود را رفع و اصلاح نماید می‌تواند مالیات کمتری بپردازد این در حالی است که رسیدگی نکردن به پرونده توسط مودی عواقبی ازجمله پرداخت مالیات‌ بر درآمد از طریق علی الراس را به دنبال خواهد داشت.

رد دفاتر چه تأثیری از نظر مالیات خواهد داشت؟

اگر دفاتر قانونی مطابق با آیین‌نامه نبوده و مورد تائید کارشناسان مالی نباشند، پذیرفته نخواهند شد و پس از ابلاغ این موارد توسط مأمور مالیات، میزان مالیات پرداختی توسط مودی به رسیدگی به پرونده دفاتر قانونی بستگی دارد. حال اگر مودی نتواند با ارائه مدارک و مستندات معتبر این مشکلات را رفع کند مشمول پرداخت جریمه خواهد شد.

طبق تبصره ۱ ماده ۹۵  قانون مالیات‌های مستقیم، حداکثر جریمه رد دفاتر مالیاتی، 10 درصد مالیات متعلقه است البته این تبصره زمانی صدق می‌کند که 10 درصد گفته شده از 100 هزار ریال بیش‌تر شود.

جمع‌بندی

علاوه بر اینکه تهیه و تنظیم دفاتر قانونی برای هر موسسه و شرکت ضروری است، سعی در حفظ و نگهداری آن از هر ایرادی نیز لازم است. به همین دلیل هر مودی باید بنا به قوانین موجود در آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی با دلایل رد دفاتر مالیاتی خود آشنا شوند و از پذیرفته نشدن آن به‌راحتی جلوگیری کند و از همه مهم‌تر بتواند به‌جای پرداخت جرائم مالیاتی از معافیت‌های مالی استفاده کنند.