کدینگ حسابداری چیست؟ (انواع و مراحل کدینگ حسابداری)

حسابداران به منظور تسهیل و بالابردن دقت در کارها، از شیوه‌های حسابداری مکانیزه استفاده می‌کنند و با دسته‌بندی حساب‌ها و امور مالی به هر کدام از مجموعه‌های آن یک کد داده می‌شود تا عملیات حسابداری بدون خطا انجام پذیرد. در این مطلب قصد داریم اطلاعات دقیقی در مورد کدینگ حسابداری و انواع آن در اختیار شما قرار دهیم. پیشنهاد می‌کنیم خواندن ادامه‌ی این مطلب را از دست ندهید. (چنانچه برای انجام امور مالیاتی و حسابداری خود نیاز به مشاوره دارید، مشاوران ما در شرکت حسابداری تدبیر حساب آماده راهنمایی شما هستند)

کدینگ حسابداری چیست؟

معنای لغوی کدینگ شماره‌گذاری کردن است؛ پس ترکیب آن با واژه‌ی حسابداری به معنای کدگذاری حساب‌ها است که دارای سطوح مختلف و کدهای متنوع است. لازم است در این دسته‌بندی‌ها سرشاخه‌ها و زیر شاخه‌ها مشخص شوند. البته کدینگ باید توسط حسابدار با تجربه یا مدیران مالی زبده انجام شود تا ضمن سر و سامان به امور مالی مجموعه، ریشه‌ی مشکلات مالی واحدهای اقتصادی مشخص و برطرف شود.

اهداف کدینگ در حسابداری

• کدینگ حسابداری موجب استاندارد شدن و یکپارچگی عملیات مالی بر اساس یک فرمت منحصر به فرد می‌شود.
• کدینگ در حسابداری با هدف تهیه‌ی گزارش‌های مالی با جزئیات دقیق انجام می‌شود و سرعت انجام کارها را بالا می‌برد.
• با کدینگ رویدادهای مالی می‌توان خطای انسانی را به کمترین میزان رساند.
• با کدینگ ضمن تحلیل و بررسی‌های دقیق مالی برای سرمایه‌گذاری می‌توان قدرت تصمیم‌گیری را افزایش داد.

انواع کدینگ حسابداری

انواع کدینگ که در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد شامل موارد زیر است:

1. کدینگ حفظی

یکی از رایج‌ترین و ساده‌ترین شیوه‌های کددهی، کدینگ حفظی است که بر اساس علامت‌گذاری بر مبنای زبان فارسی و مختصر نویسی انجام می‌شود. شیوه‌ی انجام این روش به این صورت است که حرف اول کلمات مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طور مثال حساب‌های دریافتی با« ح- د» مشخص می‌شود.

2. کدینگ متوالی

کدینگ متوالی با نام کدینگ پی‌درپی و کدینگ سریالی هم شناخته می‌شود و شیوه‌ی انجام آن به این صورت است که اعداد به صورت پشت سر هم به داده‌ها تخصیص داده می‌شود.

3. کدینگ سلسله مراتبی

ویژگی روش سلسه مراتبی این است که نظم خوبی در انجام آن به کار می‌رود و در تعداد حساب‌ها، کالاها و داده‌ها محدودیتی ایجاد نمی‌کند. همین ویژگی باعث شده استفاده از کدینگ سلسله مراتبی رواج بیشتری داشته باشد.

4. کدینگ توده‌ای

حسابدار در روش کدینگ توده‌ای کدها را به یک حساب اختصاص می‌دهد، اما فقط برای یک دوره مالی می‌تواند از این روش استفاده کند.

5. کدینگ وجهی

در روش کدینگ وجهی حسابدار تخصیص اعداد و کدها را به عنوان یک قرارداد استاندارد می‌پذیرد و هر عدد معرف یک نوع حساب یا زیر مجموعه‌های آن است. به طور مثال حسابدار می‌تواند در کدینگ وجهی یک فروشگاه، به بخش‌های مختلف کدهای عددی بدهد و کارها را آسان‌تر کند.

سطوح مختلف کدینگ حسابداری

به سطح‌هایی که مطابق آن تراکنش مالی دسته بندی می‌شود سطوح کدینگ گفته می‌شود. طراحی نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری به کاربران امکان می‌دهد تا اطلاعات گوناگون را در سطح‌های مختلفی دسته‌بندی کنند. اصلی‌ترین سطوحی که در سیستم‌های حسابداری باید کدینگ شود شامل موارد زیر است:

• گروه حساب
• کد
• سطح معین
• سطح تفضیلی
• کدهای شناور

مراحل کدینگ حسابداری

برای کدینگ جامع حسابداری می‌‌توان 4 مرحله اصلی در نظر گرفت که شامل موارد زیر است:

1. تعیین کد برای گروه حساب‌های اصلی
2. تقسیم گروه حساب‌ها به حساب کل
3. انجام کدینگ درختی برای حساب‌های کل
4. انجام کدینگ سرفصل‌های معین

کاربرد سیستم کدینگ حسابداری

سیستم‌های حسابداری برای شناسایی حساب‌های شرکت از کدینگ استفاده می‌کنند تا سرعت امور حسابرسی را بالا ببرند. کدینگ در حسابداری فرصت مرتب کردن عملیات مالی را بر طبق مواردی نظیر سطح یا نوع فعالیت سازمان در اختیار حسابداران قرار می‌دهد.

شیوه‌ی تعیین این کدها به صورتی است که کالاها و اقلام مختلف که قابلیت نقدشوندگی دارند باید در راس کدها قرار بگیرند. با این حساب سخت شدن فرایند نقدشوندگی باعث می‌شود کددهی پیچیده شود.

با زیاد شدن رویدادهای مالی یک شرکت و تقسیم شدن آن به موارد جزئی، ساختار دسته بندی رویدادهای مالی شبیه یک هرم یا یک درخت می‌شود. به این ترتیب هر کدام از شاخه‌های درخت، یک سرگروه مشخص دارد و بعد از آن حساب کل، حساب معین و حساب تفضیلی قرار می‌گیرد.

اما با به کار بردن سیستم کدینگ سرفصل‌های اصلی و فرعی موضوعات مرتبط مشخص می‌شود و ارتباط بین سرفصل‌ها مشخص می‌شود تا کسانی که می‌خواهند از این اطلاعات استفاده کنند دچار سردرگمی‌نشوند و به راحتی بتوانند به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.

استاندارسازی کدینگ حسابداری

استانداردسازی کدینگ در حسابداری شامل قواعد و راهنمایی‌هایی است که برای فعالیت و استفاده عمومی‌مکرر انجام می‌شود و نتیجه‌ی آن دستیابی به میزان مطلوبی از نظم است. کدینگ در حسابداری به عنوان زبان مشترک سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری محسوب می‌شود که رویدادهای مالی بر اساس آن ثبت می‌شود. حتی گزارش‌های مالی هم بر اساس کدینگ تهیه و ارائه می‌شود.

کدینگ درختی حساب‌های کل

برای کدینگ درختی باید حساب کل تعیین شده را به اجزای آن یعنی حساب‌های معین تقسیم شود. با اینکه نرم افزارهای رایجی که در حال حاضر استفاده می‌شوند تا یک سطح  را جواب می‌دهند اما در بررسی کدینگ درختی می‌توان چند سطح معین را در نظر گرفت.

کدینگ حساب‌های کل

در حسابداری، حساب کل به سه گروه حساب دائم دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهم و نیز حساب‌های موقت سود و زیان تقسم می‌شود. فرایند کدینگ حساب‌های کل به این صورت است که از دارایی‌ها شروع می‌شود و دارایی‌هایی که قابلیت نقدشوندگی دارند اولویت بالاتری به خود می‌گیرند.

با توجه به اینکه نقدترین دارایی یک شرکت وجه نقد و حساب بانک است، معمولا کد 1 به وجوه نقد و کد 2 به حساب بانک داده می‌شود و سایر دارایی‌ها به ترتیب اهمیت نمرات بعدی را می‌گیرند. همچنین بدهی‌ها و حقوق هم باید کدینگ شود. نکته‌ی با اهمیت در کدینگ حساب‌های کل این است که بین کدها توالی و پیوستگی وجود ندارد.

به طور مثال ممکن است حسابدار در حساب‌های یک شرکت شماره 1 تا 20 را به دارایی‌های شرکت اختصاص دهد، وقتی ‌خواهد به بدهی‌های شرکت نمره بدهد، لازم نیست از عدد 21 شروع کند و می‌تواند از عدد 30 کد دادن به بدهی‌ها را شروع کند. حتی حسابدار می‌تواند یک یا چند جای خالی بین کد‌ها قرار دهد تا بعدا بتواند از آن‌ها استفاده کند.

کدینگ حساب‌های معین

حساب معین مانند حساب کل باید به ترتیب و از عدد 1 کدگذاری شوند. در کدینگ معین هم می‌توان شماره خالی درج کرد تا در صورت نیاز به کدهای خالی، در آینده مشکلی ایجاد نشود. نکته با اهمیت در کدینگ حساب‌های معین این است که برای جلوگیری از واردکردن اطلاعات تکراری بهتر است کدگذاری توسط یک نفر انجام شود یا اینکه از سیستم‌های کدگذاری یکنواخت استفاده شود تا از بروز اشتباه جلوگیری شود.

کدینگ حساب‌های تفصیلی

پس از تمام شدن حساب‌های معین نوبت به کدینگ کردن حساب‌های تفصیلی می‌رسد. حساب‌های تفصیلی هم به ترتیب کدبندی برای حساب‌های کل و تفصیلی مربوطه مرتب‌سازی می‌شوند و سپس از کد شماره 1 کد بندی مربوطه آغاز می‌گردد.

از کدینگ حساب‌های تفصیلی برای ایجاد گزارش‌های متنوع استفاده می‌شود. اما حسابداران برای کدینگ حساب تفصیلی باید به ترتیب و چیدمان ارقام و معنایی که ایجاد می‌شود دقت بیشتری داشته باشند.

با توجه به اینکه حساب‌های تفصیلی در سطح سوم حساب‌ها هستند لازم است از 3 رقم برای کدینگ استفاده شود. در ضمن حساب‌های تفصیلی انواع مختلف شناور و چند سطحی دارند که در هر کدام از آن‌ها نوع کدینگ متفاوت است. در کدینگ حساب‌های تفصیلی چند سطحی لازم است از 3 رقم استفاده شود، در حالی‌که در حساب‌های تفصیلی شناور از 4 رقم استفاده می‌شود. حتی در مواقع نیازهای حسابداری شرکت تعداد ارقام تا 7 هم بالا می‌رود.

کدینگ شناور

کدینگ شناور به معنای انعطاف‌پذیری در ارتباطات مابین حساب‌ها است. به همین دلیل سیستم‌هایی که رویکرد گزارشات داینامیک داشته باشند از کدینگ شناور استفاده می‌کنند. اصول کاربردی کدینگ شناور به این صورت است که تعداد مشخصی از سطوح حساب‌ها مانند کل یا معین به صورت ایستا مشخص می‌شود و بعد از آن در سایر سطوح، حساب‌ها به صورت شناور با سطوح فوق ایستا و ثابت ارتباط برقرار می‌کنند.

یکی از مزایای استفاده‌ی کدینگ شناور این است که لازم نیست حساب‌ها چند بار تعریف شوند، بلکه هر تفصیل یا حساب فقط یک بار در سیستم تعریف می‌شود و بعد از آن در حساب‌های دیگر قابل استفاده خواهد بود.

جمع‌بندی

کدینگ در حسابداری به شیوه‌ای گفته می‌شود که در آن حساب‌ها با دقت دسته‌بندی می‌شوند. روش‌های مختلفی برای کدینگ وجود دارد که در این مطلب آن‌ها را توضیح دادیم. به امید اینکه توضیحات ارائه شده در این مطلب برای شما کاربردی باشد و بتواند اطلاعات شما را افزایش دهد.