نوشته‌ها

چرا کسب و کارهای کوچک باید موارد مالی و حسابداری خود را برونسپاری کنند؟

باید بدانید که برونسپاری امور حسابداری و مالی به شرکت‌های بزرگ محدود نمی‌شود؛ به‌ویژه در شرایطی که مزایای این کار برای شرکت‌های کوچک و در حال رشد بیشتر است. شرکت‌های کوچک طی چند سال اخیر با چالش‌های زیادی در عرصه‌ی تجارت خود روبه‌رو بودند. استارتاپ‌ها و صاحبان شرکت‌های کوچک به ناچار باید در این شرایط نابسامان بازار، روحیه‌ی رقابتی خود را تقویت کنند.

شرکت‌های کوچک نیز این روزها همانند کسب‌وکارهای بزرگ‌تر ترجیح می‌دهند برخی از عملکردهای داخلی شرکت را به نیروهای کار خارج از سازمان بسپارند. برونسپاری موارد مالی و حسابداری مزایای فراوانی دارد که ازجمله‌ی آنها می‌توان به کاهش هزینه اشاره کرد. علاوه‌بر این، بهتر است اینگونه وظایف به شرکت‌هایی واگذار شود که با جدیدترین قوانین مالی آشنایی دارند.

بسیاری از کارآفرینان به این نتیجه رسیده‌اند که با کاهش هزینه‌های ثابت می‌توانند سود‌آوری خود را افزایش بدهند. کارها در این شرایط به بهترین شکل و در کمترین زمان انجام می‌شود.

برون سپاری امور حسابداری در استارتاپ‌ها

برونسپاری امور مالی برای کسب‌وکارهای نوپا از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. جیمز ولش، مدیر یک شرکت حقوقی در این باره می‌گوید: «تقریبا تمامی استارتاپ‌ها همین کار را می‌کنند. بیشتر استارتاپ‌ها از این ایده پیروی می‌کنند؛ یعنی کاهش هزینه، بهبود طرح کسب‌وکار و خرج کردن پول در صورت لزوم.»

بسیاری از کارآفرینان موفق معتقدند که اساسا می‌توان هر کاری را که جزو وظایف اصلی شرکت نیست، برونسپاری کرد. برای مثال، اطلاعات مربوط به منابع انسانی و امور مشتریان که مستقیما در راستای اهداف شرکت است، ازجمله مواردی است که باید تحت کنترل نیروی کار داخلی باشد، اما فعالیت‌های روزانه یا دوره‌ای که جز روندهای کلیدی شرکت نیست و انرژی و هزینه‌ی زیادی را به خود تخصیص می دهند را می‌توان برون‌سپاری کرد. شرکت‌های کوچک باید علاوه بر کنترل روندهای کلیدی شرکت، به تعهداتی که تحت قوانین مالی دارند، پایبند باشند.

مزایای برونسپاری امور حسابداری و مالی برای شرکت‌های کوچک و متوسط

کاهش هزینه‌ها

با برونسپاریِ فعالیت‌های روزانه مثل دفترداری، مدیریت حساب‌های قانونی، حساب‌های مدیریتی،‌ حقوق و دستمزد، مالیات بر ارزش افزوده و غیره، بسیاری از هزینه‌ها کاهش خواهند یافت. یک نیروی کار ثابت، هزینه‌هایی مثل ایاب‌وذهاب، حقوق ثابت، سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری و آموزش را به شرکت تحمیل می‌کند. علاوه بر این صاحبان شرکت‌های کوچک با برونسپاری موارد مالی و حسابداری می‌توانند زمان بیشتری را برای تمرکز بر وظایف مدیریتی مهم‌تر صرف کنند.

افزایش سودآوری

موسسات حسابداری باتجربه، اطلاعات مالی دقیقی را جمع‌آوری می‌کنند که برای تصمیم‌گیری‌های بهتر به شما کمک می‌کند. تصمیم‌های آگاهانه به افزایش نقدینگی و در نهایت، سودآوری بیشتر منجر می‌شود.

رویکرد استراتژیک

رویکردهای مدیران در مسیر تعیین و رسیدن به اهداف کوتاه و درازمدت و تصمیماتی که در این راستا اتخاذ می‌کنند، از اصلی‌ترین وظایف این افراد کلیدی محسوب می‌شود. شما به‌عنوان صاحب یک کسب‌وکار باید روی مسائل مهم‌تری مثل غلبه بر رقیبان و گسترش شرکت تمرکز کنید. علاوه بر این،‌ اطلاعات مالی اگر به‌درستی تهیه و جمع‌آوری و طبقه‌بندی شده باشند می‌توانند به مدیریت مؤثر شما کمک کنند و قابلیت‌های کسب‌وکارتان را افزایش دهند.

اجتناب از مشکلات مالی

اجتناب از اشتباهات مالی از اصلی‌ترین مواردی است که نیاز به تیم حسابداری را افزایش می‌دهد. با برونسپاری امور مالی درواقع یک تیم قابل اعتماد،‌ متخصص و مسئولیت‌پذیر را در اختیار دارید. موسسات حسابداری همیشه از جدیدترین قوانین مالی و مالیاتی آگاه هستند و گزارش‌های مالی را به شکل استاندارد و به‌موقع آماده می‌کنند.

بهترین امکانات

یکی دیگر از مزایای برونسپاری امور مالی و حسابداری این است که به جای نیروی کار ثابت و امکانات محدود شرکت خود می‌توانید از بهترین تکنولوژی‌ها و امکانات تیم‌های حسابداری بهره‌مند شوید. شما به‌عنوان صاحب یک شرکت کوچک از خدمات شرکت‌های بزرگ‌تر استفاده خواهید کرد.

انعطاف‌پذیری

شرایط اقتصادی بی‌ثبات، شرکت‌ها را وادار می‌کند تا سریع‌تر با تغییرات سازگار شوند. با برونسپاری برخی کارها ازجمله حسابداری می‌توان بدون نگرانی از امور اداری، روی امور مهم‌تری مثل مشتریان و ارائه بهترین محصول  یا خدمات به آنها تمرکز کرد.

مقیاس‌پذیری

موسسات حسابداری بسته به نیاز کسب‌وکار شما می‌توانند بزرگ‌‌تر یا کوچک‌تر شوند. شما از خدمات یک تیم بهره‌مند می‌شوید و نیازی به اضافه کردن نیروی کار یا اخراج کردن ندارید. اندازه و میزان تخصص تیمی که برای رسیدگی به کارهای شما در نظر گرفته می شود به نوع فعالیت و ضرب‌الاجل‌های شما بستگی دارد.

زمان بیشتر

امور مالی و حسابداری جزء جدایی‌ناپذیر شرکت‌هاست. با برونسپاری این کارها درواقع امور همیشگی و شاید خسته کننده‌ را به کسانی می‌سپارید که در این کار تخصص دارند.

انتخاب یک تیم حسابداری خوب چندان آسان نیست. تخصص، آشنایی با نوع فعالیت و تجربه در نوع حسابداریِ مربوطه از اصلی‌ترین مواردی است که هنگام انتخاب باید به آن توجه کنید.

اهمیت حسابداری و مدیریت مالی برای شرکت‌های کوچک

موفقیت تمامی کسب‌وکارها به یک مدیریت مالی درست و مؤثر بستگی دارد. اهمیت این مؤلفه‌ی حیاتی در شرکت‌های کوچک و متوسط که توانایی کمتری در پرداخت بدهی و تسویه حساب‌ها دارند، بیشتر است. حسابداری از اصلی‌ترین مواردی است که یک کسب وکار در حال رشد به آن نیاز دارد. پیروی از اصول حسابداری می‌تواند تمامی شرکت‌های بزرگ و کوچک را به اهداف کوتاه و بلند مدت‌شان برساند. حسابداری تنها به مدیریت اعتبارات و بدهی‌ها خلاصه نمی‌شود؛ بلکه در تمامی تصمیم‌گیری‌های آینده نقش دارد. برای مثال، کنترل حساب‌های دریافتنی به تحلیل رفتار مشتری به لحاظ بازپرداخت بدهی‌ها کمک می‌کند. شناسایی مشتریان بدحساب، بودجه بندی دقیق برای کشف ناکارآمدی در برنامه‌های عملیاتی، آگاهی از تغییرات بازار از طریق بررسی تغییرات ناگهانی در هزینه و درآمد فروش و بسیاری از موارد دیگر، از جمله فواید حسابداری هستند.

یکی از اصلی‌ترین مواردی که مدیر یا صاحب کسب‌وکار با آن سروکار دارد، مدیریت جریان وجوه نقد، به ویژه چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد است؛ این چرخه درواقع همان توانایی شرکت در تبدیل فاکتورهای مشتریان به پول نقد و تسویه‌ی حساب‌های دریافتنی است.

چرخه‌ی سرمایه در گردش رابطه‌ی نزدیکی با چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد دارد. سرمایه در گردش به معنای گردش وجوه نقد و سایر دارایی‌ّها در جهت کسب‌وکار و روند عادی تجارت شرکت است. سود خالص و نهایی شرکت به توانایی شرکت در مدیریت سرمایه در گردش و چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد بستگی دارد.

مالیات از دیگر مواردی است که نیاز به حسابداری را چندین برابر می‌کند. ثبت اسناد حسابداری برای گزارش‌های مالیاتی می‌تواند اطلاعات مهمی را در اختیار مدیر یا صاحب شرکت قرار بدهد. صورت‌های مالی ماهانه یا فصلی، صورت جریان وجوه نقد، ترازنامه و صورت سود و زیان باعث می‌شود که تصویر دقیق‌تری از سابقه‌ی شرکت و برای پیشرفت آن ایجاد شود.

ارتباط مدیریت سرمایه در گردش با سودآوری

تحقیقات نشان می‌دهند که ارتباط مهمی میان سودآوری شرکت و چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد وجود دارد؛ البته این مساله به نوع فعالیت شرکت، سابقه و بزرگی آن بستگی دارد. صاحبان کسب و کارهای کوچک می‌توانند سودآوری شرکت را از طریق بهبود مدیریت مؤثر سرمایه در گردش و آزاد کردن حجم نقدینگی شرکت افزایش دهند.

اگر سرعت عمل شرکت‌ها در تسویه‌ی حساب‌ّهای دریافتنی و تبدیل فاکتورهای مشتریان به پول نقد (چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد) بیشتر باشد، مدیریتِ سرمایه در گردش مؤثرتری خواهند داشت. چنین چیزی با مدیریت مؤثر موجودی و توجه به گردش سهام در کسب‌وکار امکان‌پذیر است. مدیریت موجودی کالا در زمان‌های رکود اقتصادی اهمیت ویژه‌ای دارد، چراکه قطعا نوساناتی در تقاضای مشتریان مشاهده خواهد شد.

شرکت‌های کوچک علاوه بر مدیریت موجودی و سرمایه در گردش می‌توانند از طریق مدیریت مؤثر حساب‌ّهای دریافتنی و پرداختنی نیز میزان سود‌آوری خود را افزایش دهند. مدیریت درست حساب‌های دریافتنی با دریافت به موقع پول از مشتریان، به افزایش سرعت چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد کمک می‌کند. از طرف دیگر، پرداخت به موقع پول و تسویه‌ی حساب‌های پرداختنی، از هزینه‌های بازپرداخت دیرهنگام، هزینه‌های بهره و از دست دادن امتیازهای تخفیف جلوگیری می‌کند. می‌توان گفت مدیریت حساب‌های دریافتنی و پرداختنی از مدیریت موجودی کالا مهم‌تر است.

چه کسی باید مدیریت سرمایه در گردش را به عهده بگیرد؟

‌تحقیقات نشان داده‌اند که مدیر یا صاحبان شرکت‌های کوچک می‌توانند سودآوری شرکت را از طریق کنترل موجودی کالا و مدیریت حساب‌ّهای دریافتنی و پرداختنی افزایش دهند؛ اما نکته اینجاست که بیشتر صاحبانی که مدیر کسب‌وکار خود هستند، در انجام این کار توانایی بالایی ندارند. این مسئله به‌ویژه در اقتصاد کشورهای در حال توسعه بیشتر دیده شده است.

برای مثال در جمهوری چک دیده شده که مدیران/ صاحبان شرکت‌ها بیشتر به حساب‌های دریافتنی توجه می‌کنند، اما مدیریت درستی در سرعت چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد از طریق مشوق‌ّها یا جریمه‌ها ندارند. در اوگاندا نیز برخی صاحبان شرکت‌ها از روش‌های غیررسمی برای ثبت اسناد مالی استفاده می‌کنند و برای پیگیری حساب‌ّهای دریافتنی و موجودی کالا تنها به حافظه‌ی خود اکتفا می‌کنند. البته نمونه‌هایی از روش‌های رسمی برای پیش‌بینی جریان وجوه نقد و مدیریت ضعیف اعتبارات نیز دیده شده است.

الگوی مشابهی نیز در غنا وجود دارد. اکثر صاحبانی که مدیریت شرکت خود را به‌عهده دارند، سوابق مالی رسمی شرکت را نگهداری نمی‌کنند؛ چراکه نیازی به این کار دیده نمی‌شود. علاوه بر این، ترس از عواقب فاش شدن درآمد واقعی و جریمه‌های مالیاتی ناشی از آن، مانع از نگهداری اسناد مالی شده است.

مؤثرترین روش برای تعیین استراتژی‌های آینده، تصمیم‌گیری برای پیشرفت شرکت و جلوگیری از تخلفات مالیاتی، به‌کارگیری اصول حسابداری حرفه‌ای و مؤثر است. شرکت‌ّهای کوچک اغلب به دنبال کاهش هزینه و پیدا کردن ارزان‌ترین روش هستند. این شرکت‌ّها ترجیح می‌ٔدهند که یکبار در سال و در زمان ارسال اظهارنامه‌های مالیاتی از خدمات حسابداری شرکتی استفاده کنند. متأسفانه این دسته از شرکت‌ها از امتیاز استفاده از اطلاعات برای تعیین مسیر پیشرفت شرکت بی بهره هستند.

حسابداری بو مدیریت مالی برای شرکت های کوچک

اهمیت آموزش مدیریت مالی و حمایت خارجی از مدیریت

آموزش یکی از مؤلفه‌های اصلی برای بهبود مهارت مدیریت مالی است. در آفریقای جنوبی، مدیرانی که دانش بیشتری در زمینه‌ی مدیریت جریان وجوه نقد و ثبت رسمی اسناد داشتند، در حفظ این اسناد تواناتر بودند. چنین چیزی در یونان نیز دیده شده است. مدیرانی که چنین مهارتی را آموزش دیده‌اند، دانش بالاتری از مسائل مالی دارند و بهتر مدیریت می‌کنند. حتی در آمریکا، آن دسته از مدیرانی که درک بهتری از صورت‌های مالی دارند، برای تصمیم‌گیری صحیح، از آنها استفاده می‌کنند.

علاوه بر آموزش مدیریت مالی، توصیه و مشاوره‌ی خارجی نیز از اهمیت ویژه‌‌ای برخوردار است. اکثر مدیران شرکت‌های کوچک به توصیه‌ها و پیشنهادات حسابداران خود وابسته هستند. البته بسیاری نیز برای دریافت مشاوره‌های مالی به خانواده، ‌دوستان، بانک‌ها و سایر شرکت‌ّهای محلی رجوع می‌کنند. همزمان با رشد شرکت، نیاز به مشاوره‌ّهای خارجی بیشتر می‌شود؛ البته نوع و کیفیت توصیه‌ها از کمیت آنها مهم‌تر است.

تحقیقات نشان داده‌اند که شرکت‌ّهای کوچک و جوان باید توجه بیشتری به جریان وجوه نقد و سرمایه در گردش داشته باشند؛ به‌ویژه اگر به‌دنبال رشد و گسترش هستند. رشد در شرکت‌های کوچک با سرمایه‌گذاری در تحقیق و توسعه، بهره‌وری کارکنان،‌ اهرم بدهی و مدیریت مؤثر جریان وجوه نقد در ارتباط است.

اهمیت ثبت و نگهداری منسجم اسناد و گزارش‌های مالی و کمک برون‌سازمانی

مدیران و صاحبان شرکت‌های کوچک باید از اهمیت حفظ و نگهداری اسناد مالی و استفاده از گزارش‌های مالی برای تصمیم‌گیری‌ آگاه باشند. حساب‌ّهایی که به‌درستی ثبت و نگهداری می‌شوند، می‌توانند گزارش‌های مالی مهمی مثل صورت جریان وجوه نقد، نقدینگی و سایر شاخص‌های عملکرد را فراهم کنند که در نهایت به موفقیت و ماندگاری کسب‌وکار منجر می‌شود.

شرکت‌های جوان و نوپا اغلب با مشکل عدم مدیریت سرمایه در گردش مواجه هستند. مدیریت مؤثر جریان وجوه نقد و سرمایه در گردش برای ماندگاری شرکت ضروری است. این موارد به افزایش سودآوری و حتی رشد اقتصادی منجر می‌شوند. صاحبان شرکت‌های در حال رشد با استرس زیادی روبه‌رو هستند و اغلب به کمک خارجی نیاز دارند. البته نیاز به آموزش مدیریت مالی و سیستم‌هایی برای عملکرد مؤثر نیز از اصلی‌ترین مؤلفه‌ها برای موفقیت شرکت‌هاست. برخورداری از یک سیستم حسابداری مؤثر و قابل اعتماد می‌تواند زمان بیشتری را در اختیار صاحبان شرکت‌ها قرار دهد تا به مسائل مهم‌تری بپردازند.

۹ نشانه برای اینکه شما به دریافت خدمات حسابداری نیاز دارید