10 نکته حسابداری برای کسبوکارهای کوچک
به عنوان یک کسب و کار کوچک، سر و کله زدن با مسائل حسابداری ممکن است گاهی نگران‌کننده به نظر برسد. طبیعی است که گاهی خودتان را در دنیای اعداد و ارقام، صورت‌های مالی و قوانین مالیاتی، سرگردان بیابید.کلمات تخصصی مربوط به حسابداری میتواند گاهی آنقدر پیچیده شود که حس کنید برای درک بهتر آنها نیاز به یک مترجم دارید. از طرف دیگر ممکن است ترس انجام اشتباهات پرهزینه دست از سرتان برندارد و نگران پیش آمدن مشکلی در حساب و کتاب‌هایتان باشید. به قوانین مالیاتی و بیمه هم که حتی دوست نداریم فکر کنیم، چه رسد به اینکه بخواهیم پیگیر بروزرسانی‌ها و اطلاعیه‌های جدید آنها باشیم. به همین دلیل ما در تدبیر حساب تصمیم گرفتیم در این مقاله، به 10 نکته‌ی مهم حسابداری که به کار هر صاحب کسبوکار کوچکی می‌آید بپردازیم. بعد از خواندن این مقاله، با اطمینان خیلی بیشتری در دنیای حسابداری قدم خواهید برداشت و موضوعات کمتری شما را شوکه یا نگران خواهد کرد.
1. با مشاوران مالی و مالیاتی ارتباط نزدیکی داشته باشید.
مسائل حسابداری ارتباط تنگاتنگی با مسائل و تصمیمات مالی شرکت‌ها دارند.
ایجاد ارتباطی موثر با مشاوران مالی و مالیاتی باعث می‌شود تا گام‌های درستی در مسیر حسابداری بردارید. این مشاوران، منابع بسیار ارزشمندی هستند زیرا تخصص آنها باعث می‌شود شما از صحت ثبت‌های مالی خود اطمینان حاصل کنید و آنها را با توجه به اهداف کسب‌و‌کارتان بهینه کنید.
مشاوران مالی به شما کمک می‌کنند تا درک و تفسیر بهتری از صورت‌های مالی خود داشته و چشم‌انداز بهتری از عملکرد و سلامت مالی شرکتتان داشته باشید.
آنها به شما درک عمیق‌تری از جریان نقدی، درآمد و هزینه‌ها می‌دهند و باعث می‌شوند تصمیمات آگاهانه‌تری برای رشد بلندمدت کسبوکار خود بگیرید.
از طرفی دیگر، مشاوران مالیاتی کمک قابل‌توجهی در برنامه‌ریزی و رعایت قوانین مالیاتی ارائه می‌دهند. آنها شما را از هزارتوی پر‌پیچ‌و‌خم قوانین مالیاتی نجات می‌دهند.
با استفاده از استراتژی‌های مناسب، می‌توانید بدهی‌های مالیاتی خود را حداقل کرده و تخفیف‌ها را حداکثر کنید.
2. حساب‌های خود را هر هفته به‌روزرسانی کنید.
به‌روزرسانی هفتگی دفاتر حساب‌ها، روش مناسبی است تا ثبت‌های حسابداریتان را بطور دقیق و واضح نگهداری کنید. با اختصاص زمان برای تطبیق تراکنش ها، ردیابی هزینه‌ها و ثبت درآمدها، اطمینان حاصل می‌کنید که داده های مالی شما به درستی منعکس‌کننده فعالیت‌های تجاریتان هستند.
به روزرسانی هفتگی دفاتر و حساب‌ها چندین مزیت دارد. در مرحله اول، یک گزارش جامع از وضعیت مالی در اختیارتان قرار می‌دهد که شما را برای گرفتن تصمیمات سریع و لحظه‌ای اما آگاهانه، مجهز میکند. با به‌روزرسانی حساب‌ها، می‌توانید جریان نقدی را زیر نظر بگیرید، هر گونه تفاوت یا عدم تطبیق را فوراً برطرف کنید و خطر خطاهای سهوی را به حداقل برسانید.
این فرآیند همچنین بستن حساب‌ها در پایان سال را راحت‌تر کرده و بار تطبیق دادن تراکنش‌های تلنبار شده را کاهش می‌دهد. این رویکرد باعث صرفه جویی در زمان و منابع می شود و دقت و صحت گزارش‌های مالی شما را افزایش می‌دهد.
3. شاخص‌ها و نسبت‌های مهم مالی را به طور مرتب مرور و آنالیز کنید.
بررسی و تحلیل منظم نسبت‌ها و شاخص‌های مالی مهم، برای کسبوکارهای کوچک ضروری است تا سلامت مالی خود را بسنجند. نظارت بر شاخص‌هایی مثل نسبت‌های نقدینگی، کارایی و حاشیه سود، بینش‌های ارزشمندی را در مورد عملکرد و ثبات مالی شرکت ارائه میکند.
علاوه بر این، تجزیه و تحلیل نسبت‌های مالی به شما کمک میکند تا کارایی عملیاتی کسبوکار خود را ارزیابی کنید، از نقاط قوت استفاده کنید و نقاط ضعف را برطرف کنید. چنین رویکردی شما را قادر می سازد تا علاوه بر فرصت‌های رشد، چالش‌های احتمالی را هم شناسایی کرده و راه رسیدن به اهداف مالی شرکت را به راحتی طی کنید.
4. حواستان به موعد مالیات‌ها باشد.
دقت به موعد پرداخت مالیات امری بسیار حیاتی برای کسبوکارهای کوچک است. قوانین مالیاتی دارای سرعت و دقت خاصی هستند که باعث می‌شود شرکت‌ها نیازمند رصد دقیق و به‌روز موعدهای پرداخت مالیات باشند. عدم رعایت این موعدها ممکن است با خسارات مالی جدی همراه شود؛ از جمله جریمه‌های مالیاتی و دسترسی محدودتر به امتیازهای مالیاتی مثل تخفیف‌ها.
با دقت به موعد مالیات‌ها، می‌توانید از مزایای مالیاتی که ارائه می‌شود بهره‌مند شوید و از پرداخت مالیات‌های اضافی مستثنی شوید.
همچنین با رعایت موعدهای مالیاتی و پرداخت‌های به‌موقع، ارتباط خوبی با مراجع مالیاتی شکل می‌گیرد که این امر میتواند به حل مسائل مالیاتی و رفع ابهامات کمک کند.
5. یک بودجه کسبوکار واقع‌بینانه تنظیم کنید.
تنظیم بودجه‌ای مشخص برای کسبوکار، مانند سپری در برابر هزینه‌های بیش از حد و بی‌ثباتی مالی عمل میکند و چارچوب روشنی را برای مدیریت و تخصیص سرمایه فراهم میکند.
بودجه ای برای پیگیری و کنترل هزینه ها ایجاد کنید. با تعیین یک سقف مشخص برای قسمت‌های مختلف، می‌توانید مناطقی را شناسایی کنید که امکان کاهش یا تخصیص مجدد هزینه در آنها وجود دارد.
به عنوان مثال، بودجه‌ریزی میتواند زمان مناسب استخدام یک تیم جدید یا کوچک کردن آن را به شما بگوید.
علاوه بر این‌ها، یک بودجه خوب، نظم و انضباط مالی و مسئولیت پذیری را در سازمان شما تشویق می کند. با تقویت فرهنگ مسئولیت مالی، هر هزینه ای نسبت به سهم آن در اهداف شرکت مورد بررسی قرار می گیرد.
6. درآمد و هزینه‌های آینده را پیش‌بینی کنید.
یک برنامه مالی اصولی، گذشته، حال و آینده را در نظر می گیرد. در چنین برنامه‌ای، پیش‌بینی درآمد و هزینه‌های آتی به اندازه بودجه‌ریزی اهمیت دارد.
پیش بینی درآمد آتی به شما امکان می دهد بتوانید جریان های درآمدی را بر اساس پیش بینی‌های فروش، تقاضای بازار و استراتژی‌های قیمت‌گذاری تخمین بزنید. شفافیت در مورد جریان‌های نقدی مورد انتظار، بودجه‌ریزی را تسهیل کرده و امکان تصمیم‌گیری عملیاتی را فراهم میکند.
به طور مشابه، پیش‌بینی هزینه‌های آتی شامل تجزیه و تحلیل مخارج گذشته، شناسایی محرک‌های هزینه و پیش‌بینی تغییرات بالقوه در هزینه‌ها است. با پیش‌بینی هزینه‌ها، می‌توانید برای موقعیت‌های اضطراری یا بحرانی مثل رکود برنامه‌ریزی کرده و یا شرایط مطلوب را با تامین‌کنندگان مذاکره کنید.
البته، پیش‌بینی برای کسب‌وکارها در صنایع مختلف متفاوت است. هر شرکتی باید با توجه به حیطه فعالیتش، روندها و رویدادهای خارج از کشور را که میتواند بر فرآیندهای تجاری مانند حمل و نقل تأثیر بگذارد، در نظر بگیرد.
7. تمام مدارک و مستندات خود را نگهداری کنید.
نگه داشتن تمام رسیدها و مدارک، راه موثری برای حفظ شفافیت مالی، تسهیل ثبت‌های دقیق مالی و اطمینان از رعایت مقررات مالیاتی است. فاکتورها به عنوان شواهد ملموسی از هزینه‌های عملیاتی عمل می‌کنند و اسناد مهمی برای بازپرداخت‌ها و حسابرسی بشمار می‌آیند.
این کار نه تنها روند تطبیق حساب‌ها و تهیه صورت‌های مالی را ساده میکند، بلکه به شناسایی اشتباهات یا مغایرت‌های احتمالی در ثبت‌ها نیز کمک میکند.
علاوه بر این، حفظ مدارک این امکان را فراهم میکند تا هزینه‌های عملیاتی ادعا شده در اظهارنامه‌های مالیاتی را ثابت کنید و خطر بازرسی‌های مالیاتی و جریمه‌ها را به حداقل برسانید.
علاوه بر این، نگهداری مستندات، دید ارزشمندی نسبت به الگوهای هزینه‌ها و استراتژی‌های مدیریت هزینه ارائه می‌دهد.
8. برون‌سپاری به شرکت‌های حسابداری را در نظر داشته باشید.
در نظر گرفتن برون‌سپاری به یک ارائه دهنده خدمات حسابداری، مزایای متعددی را برای کسبوکارهای کوچک فراهم میکند؛ از صرفه‌جویی در هزینه گرفته تا افزایش بهره‌وری و تخصص. با سپردن وظایف مالی به افراد حرفه‌ای، می توانید کار خود را ساده کرده و بر فعالیت‌های اصلیتان تمرکز کنید.
71% از شرکت‌ها، برخی از نیازهای حسابداری خود را برون سپاری می کنند؛ در حالی که 65% شرکت‌ها برای رسیدگی به مواردی مانند رعایت مالیات و سایر وظایف پیچیده، به پشتیبانی تمام وقت این شرکت‌ها نیاز دارند.
شرکت‌های حسابداری که در زمینه مالیات تخصص دارند می‌توانند به شما در مدیریت فرآیندهای حسابداری، پردازش حقوق و دستمزد، برنامه ریزی مالیاتی، بررسی ثبت‌های مالی از نظر مغایرت‌ها، طراحی استراتژی مالیاتی و ارزیابی سلامت مالی کلی کسب‌و‌کارتان کمک کنند.
علاوه بر این، برون‌سپاری عملکردهای حسابداری میتواند با حذف نیاز به سرمایه‌گذاری در زیرساخت‌ها، مجوزهای نرم‌افزاری و آموزش مداوم برای کارکنان داخلی، منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها شود.
9. لیستی از بدهی‌های خود نگه دارید.
داشتن یک فهرست از بدهی‌ها (حساب‌های پرداختنی)، اقدام محتاطانه‌ای برای مدیریت بدهی‌ها در شرکت‌های کوچک است. این فهرست، یک گزارش جامع از تمام تعهدات، وام‌ها و پرداخت‌های معوقه شرکت است.
داشتن این فهرست به یادآوری و پیگیری به‌موقع بدهی‌ها کمک میکند و خطر تاخیردر پرداخت را به حداقل می‌رساند. می‌توانید پرداخت‌ها را اولویت بندی کنید و با نداشتن دیرکرد در پرداخت، روابط مثبتی را با تامین‌کنندگان و طلبکاران حفظ کنید.
علاوه بر این، اطلاع داشتن از بدهی‌های مالی به شما کمک می کند تا سلامت مالی کسب‌و‌کارتان را به طور دقیق ارزیابی کنید و در مورد فرصت‌های سرمایه‌گذاری و برنامه‌های توسعه تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرید.
10. از جریان نقدینگی ماهانه خود مطلع باشید.
جریان نقدی نشان دهنده حرکت پول به داخل و خارج از شرکت، در طول یک دوره خاص، معمولا به صورت ماهانه است. اطلاع از این متغیر مهم برای حفظ ثبات مالی، تصمیم‌گیری آگاهانه و برنامه ریزی ضروری است.
نظارت منظم بر جریان نقدی ماهانه به شما امکان می‌دهد درآمدهای ورودی، هزینه های خروجی و نوسانات نقدینگی را ردیابی کنید. با تجزیه و تحلیل صورت جریان وجوه نقد، می‌توانید روندها را شناسایی کرده و تغییرات فصلی و نیازهای مالی آینده را پیش‌بینی کنید.
لازم است بدانید که هر ماه چقدر پول به کسب‌و‌کارتان وارد و خارج می‌شود.
ممکن است این امر بدیهی به نظر برسد، اما بسیاری از صاحبان کسبوکار به آن توجهی نمی‌کنند. گام اول برای این درک، تفکیک امور مالی شخصی از امور مالی تجاری است. یک حساب جاری تجاری مجزا، به صاحبان یک کسبوکار کمک میکند تا هزینه ها، درآمدها و سود را به درستی پیگیری کنند.
کلام آخر
تا به اینجا متوجه اهمیت پرداختن اصولی به امور حسابداری کسبوکارهای کوچک شدیم و دیدیم که تا چه اندازه در تصمیم‌گیری‌های مالی و پیش‌بینی‌ها موثرند. این مطلب را با مروری کلی بر به پایان می‌رسانیم.
- مشاوران مالی و مالیاتی می‌توانند کمک‌های خیلی خوبی در این مسیر پر پیچ و خم باشند.
- به روز نگه داشتن حساب‌هایتان شما را از خیلی از دردسرهای احتمالی آینده حفظ خواهد کرد.
- برای گرفتن تصمیم‌های درست، آنالیز شاخص‌ها و نسبت‌های مهم مالی را در اولویت قرار دهید.
- موعد مالیات‌ها را به هیچ وجه نباید از یاد ببرید!
- تهیه یک بودجه واقع‌بینانه و دقیق، به شما در برنامه‌ریزی و تخصیص منابع کمک قابل‌توجهی خواهد کرد.
- پیش‌بینی درآمدها و هزینه‌های آینده، شما را یک پله از پیشامدهای غیرمنتظره جلوتر میندازد.
- تمامی مدارک و مستندات را نگه دارید؛ مطمئن باشید یک روزی به کارتان می‌آید.
- اگر می‌توانید، بدون درنگ از شرکت‌های حسابداری کمک بگیرید؛ هزینه‌هایتان بطور قابل‌توجهی کم خواهد شد.
- بدانید که به چه کسانی بدهی دارید و ترجیحا در قالب یک فهرست این اطلاعات را نگهداری کنید.
- از جریان نقدینگی ماهانه شرکت مطلع باشید تا با دید وسیع‌تری استراتژی‌هایتان را بچینید.
اگر صاحب کسب و کار کوچکی هستید و یا آشنایی کافی با مباحث حسابداری و مالی ندارید، مشاورین ما در تدبیر حساب همه روزه آماده پاسخگویی به شما میباشند.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.