فاکتور رسمی چیست؛ تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی

یکی از ملزومات انجام معامله در سطوح مختلف صدور فاکتور رسمی می‌باشد. فاکتور در واقع سندی است که در ضمن خرید و فروش کالا از طرف فروشنده به خریدار تحویل داده می‌شود. این سند دربردارنده اطلاعاتی در مورد چیستی و چگونگی کالای مورد معامله، مبلغ، تاریخ و تأیید طرفین آن می‌باشد.

فاکتورها بر اساس کاربردی که دارند، در انواع مختلف موجود هستند. از این میان می‌توان به انواع فاکتورهای رسمی، معتبر رسمی، غیر رسمی، پیش فاکتور، فاکتور فروشگاهی، انبار حواله، نمایشی، عوارض رسمی، فاکتور دارایی رسمی و… اشاره کرد. در این مقاله سعی داریم تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی را بررسی کرده و در مورد روش تشخیص و چاپ فاکتور رسمی به شما اطلاعات بدهیم. (چنانچه تمایل دارید بدانید که حسابداری انبار چیست مطالعه این مقاله را از دست ندهید!)

فاکتور رسمی چیست؟

به فاکتوری گفته می‌شود که مورد تأئید وزارت امور اقتصاد و دارایی باشد و طرفین معامله در آن صاحب حق باشند. در واقع این فاکتور توسط یکی از طرفین معامله در سازمان امور اقتصادی و دارایی به ثبت رسیده و چه بر روی کاغذ و چه در سیستم‌های کامپیوتری قابل شناسایی و پیگیری می باشد. همچنین این سند می‌تواند توسط طرفین معامله بر روی کاغذ نوشته شده و سپس توسط سازمان امور اقتصادی و دارای رسمیت پیدا کند و یا از ابتدا با فرمت و قالب مورد تأیید این سازمان ارائه و اطلاعات تکمیلی معامله در آن درج شود.

تصویر زیر، نمونه فاکتور رسمی مورد قبول دارایی است. (برای مشاهده تصویر با سایز کامل، لطفا روی آن کلیک نمائید)

بر اساس ماده ۱۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده وزارت امور اقتصادی و دارایی، صدور فاکتور رسمی برای همه واحدهای تجاری که عضو نظام مالیات بر ارزش افزوده هستند، الزامی است. خواه این واحد تجاری در حد کمپانی‌های بزرگ بین المللی باشد و خواه یک واحد تجاری کوچک و تازه کار باشد.

همه واحدهای نیازمند خدمات مالیاتی موظفند در پاسخ به درخواست خریداران مبنی بر صدور این سند اقدام کنند. در صورتی که درخواست خریدار اجابت نشود، حق شکایت و پیگیری برای آن شخص محفوظ می‌باشد. همچنین واحد تجاری مشمول نظام مالیاتی که از ارائه فاکتور رسمی به خریدار امتناع کرده، جریمه می‌شود.

مشخصات فاکتور رسمی مورد تائید دارایی

• نام کامل شخص حقیقی یا حقوقی به عنوان فروشنده، شماره ملی، کد پستی، آدرس کامل و شماره تلفن، شماره اقتصادی و شماره ثبت
• نام شخص حقیقی یا حقوقی به عنوان خریدار، شماره ملی، کد پستی، آدرس کامل و شماره تلفن، شماره اقتصادی و شماره ثبت
• شماره سریال
• جزئیات بیشتر در مورد معامله صورت گرفته شده
• مشخصات کامل کالا یا خدمات معامله شده از قبیل کد کالا یا خدمات، توضیح کالا یا خدمات، تعداد و مقدار کالا یا خدمات، مبلغ کل کالاها یا خدمات، مقدار تخفیف، مقدار مالیات، مقدار عوارض و کسری ها، جمع مبالغ
• شرایط مازاد بر فروش و نحوه انجام معامله
• مهر و امضای فروشنده
• مهر و امضای خریدار

همانطور که توضیح دادیم فاکتور اصلی در واقع از طرف سازمان امور اقتصادی و دارایی صاحب اعتبار است. پس باید مشخصه‌ای در آن وجود داشته باشد که بتوان این عتبار و تأییدیه را تشخیص داد.

مهم‌ترین ویژگی این سند که تشخیص آن را راحت می‌کند، نوع چاپ شماره سریال بر روی آن می‌باشد. شماره سریال فاکتورهای رسمی با چاپ ملخی یا افست، رنگ قرمز و مدل برجسته بر روی آن ثبت می‌شود. این شماره سریال با شماره های «۰۰۰۱» شروع شده و بر طبق دوره تناوبی ۱ افزایش می یابد.

نوع رنگ، فرمت، برجستگی و استایل چاپی که در فاکتور رسمی استفاده می‌شود، به منظور تشخیص سریع و راحت مأموران دارایی، و یا خریدارانی است که قصد دارند به خرید خود رسمیت بخشیده و مدرکی برای مبلغ پرداخت شده اشان داشته باشند.

این سند بیشتر مواقع در معامله‌های بزرگی که در آن‌ها کالا یا خدماتی با تعداد بالا خرید و فروش می‌شوند، به کار می‌روند. شرکت‌های بزرگی که قصد دارند کالاهای خریداری شده را در بازار دیگری عرضه کنند، بدون وجود فاکتور رسمی معامله نمی‌کنند.

یکی دیگر از ویژگی‌ها، دارا بودن اطلاعات کامل در مورد کم و کیف کالا و خدمات معامله شده، مشخصات کامل فروشنده و خریدار و شرایط و ضوابط معامله صورت گرفته شده، می‌باشد.

وجود امضای طرفین معامله بر روی این سند الزامی است. این مورد نیز برای تأیید اعتبار و صحت اطلاعات درج شده در فاکتور رسمی ضروری است.

تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی

تشخیص فاکتور رسمی از فاکتور غیر رسمی کار دشواری نیست، کافی است که به فرمت و اطلاعاتی که در آن ذکر شده  است، خوب توجه کنید. از جمله تفاوت‌های این دو می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مهم‌ترین وجه تمایز فاکتور رسمی از نوع غیر رسمی آن فرمت چاپ آن است. در واقع فرمت فاکتور رسمی طبق استانداردهای سازمان امور اقتصادی و دارایی می‌باشد. اما فاکتورهای غیر رسمی از آنجایی که فقط به منظور آگاه کردن خریدار از اطلاعات خرید خود ارائه می‌شوند، اعتباری در سازمان های امور اقتصادی و دارایی ندارند.
• فاکتورهای غیر رسمی به طور معمول برای مشتریانی که قصد خرید کالا یا خدمات را برای مصارف شخصی خود دارند، صادر می‌شود. اما فاکتورهای رسمی عموما برای شرکت‌ها و کمپانی‌هایی که می‌خواهند کالا و خدماتی در تعداد بالا و به منظور عرضه خریداری کنند، صادر می‌شود.
• تشخیص فاکتورهای رسمی از غیر رسمی توسط اطلاعاتی در آن ذکر شده نیز ممکن می‌باشد چرا که فاکتور رسمی اطلاعات کاملی از طرفین معامله، شرایط و نحوه معامله، مبالغ، کالا یا خدمات خرید و فروش شده و همچنین عوارض و مالیات انجام معامله ارائه می‌دهد.

چرا باید فاکتور رسمی چاپ کنیم؟

این فاکتور برای اینکه خیال طرفین از اعتبار معامله‌ای که کرده‌اند، و همچنین صحت اطلاعاتی که در فاکتور معامله ذکر شده راحت باشد، به وجود آمده است. در واقع شما با وجود این سند می‌توانید حق و حقوق خود را به طور رسمی پیگیری کنید، سند و مدرک معتبری برای معامله‌ای که انجام داده‌اید داشته باشید و همچنین در صورت بروز هر گونه تخلف و اشتباهی بتوانید آن را جبران کنید.

بدون چاپ فاکتور رسمی برای واحد تجاری خود، شما هیچ حق و حقوقی برای پیگیری خرید و فروش خود ندارید، اطلاعات دقیق و قابل استنادی از معامله‌ای که انجام داده اید در دستتان نیست و به علاوه نمی‌توانید ادعایی نسبت به مبلغ پرداخت شده، کالا یا خدمات فروخته شده و یا شرایط و ضوابط معامله داشته باشید.

نحوه صدور فاکتور رسمی

این سند اگر به صورت دستی نوشته شود، باید توسط یکی از طرفین معامله به سازمان امور اقتصادی و دارایی برده شده و با چاپ دستی شماره سریال متمایز و مشخصی بر روی آن، به رسمیت این سازمان درآید. اما چنانچه چاپ فاکتور رسمی به صورت الکترونیکی مدنظر باشد، نرم افزارها، پرینترها و دستگاه‌های چاپ سریال وظیفه رسمیت دادن به آن را به عهده دارند.

یکی از نرم افزارهایی که با آن می‌توان اقدام به چاپ این سند کرد، نرم افزار «هلو» می‌باشد. شما با استفاده از این نرم افزار می‌توانید به راحتی یک فاکتور رسمی آماده را چاپ کرده و اطلاعات مورد نظر خود را در آن وارد کنید.

مراحل چاپ فاکتور رسمی در نرم افزار «هلو» به این صورت است:

1. نرم افزار هلو را راه انداز کنید.
2. منوی تنظیمات را در نرم افزار هلو پیدا کرده و از آن وارد گزینه تنظیمات چاپ فاکتور شوید.
3. از بین گزینه‌های باز شده، تنظیمات عمومی را انتخاب کنید.
4. گزینه پرینت را انتخاب کرده و تنظیمات آن را بر روی نمونه نرم افزار ۳ قرار دهید.
5. نمونه پرینت VAT را انتخاب کرده و تیک سبز را در کادر مورد نظر فعال کنید.
6. تغییرات را دخیره کنید.
7. سند شما آماده چاپ می‌شود و کافی است که بر روی گزینه پرینت کلیک کنید.

مشخصات چاپ فاکتورهای رسمی

فونت فاکتور رسمی مشکی رنگ است و توسط دستگاه چاپ ریسو چاپ می‌شود. دستگاه‌هایی که مورد تأیید اداره امور اقتصادی و دارایی هستند، یک شماره سریال منحصر به فرد با رنگ قرمز و چاپ برجسته بر روی فاکتورهای رسمی اعمال می‌کنند.

چاپ این سند بر روی کاغذهای A4 یا A5 صورت می‌گیرد. برای چاپ از طریق پرینتر از کاغذ ۸۰ گرمی و برای چاپ دستی از کاغذ ۶۰ گرمی استفاده می‌شود