نوشته‌ها

۵ نکته مهم که در حسابداری شرکت های کوچک و متوسط باید بدانید!

شما به عنوان یک کارآفرین که اقدام به راه اندازی یک استارتاپ یا کسب و کار کوچک یا متوسط کرده اید، برای رسیدن به موفقیت ملزم به رسیدگی به امور مهمی هستید، که مهم ترین آنها امور مالی و حسابداری شرکت می باشد.

از مهم ترین فاکتورهای موفقیت در هر کسب و کار و استارتاپی، تمرکز بر امور مالی و حسابداری آن شرکت می باشد. انجام اصولی امور حسابداری برای استارتاپ ها و شرکت های نوپا به اندازه ای اهمیت دارد، که می توان گفت سودآوری و یا زیان دهی شرکت تا حد قابل توجهی به آن بستگی دارد.

در واقع بر اساس آمار به دست آمده از پژوهش های حوزه کسب و کار، یکی از اصلی ترین دلایل ورشکستگی یک شرکت نوپا، عدم توجه و یا صرف وقت و هزینه کافی بر روی امور حسابداری آن می باشد.

 

تفاوت امور حسابداری برای شرکت های کوچک

قبل از اینکه به بررسی ۵ نکته اساسی در حسابداری شرکت های کوچک و متوسط بپردازیم، باید با تفاوتی که این نوع کسب و کارها با کسب و کارهای تثبیت شده و با سابقه دارند، آشنا شوید.

امور حسابداری برای شرکت های نوپا و استارتاپ ها نیازمند داشتن درک روشنی از آینده کاری شرکت و تعیین رویکرد و خط مشی مالی برای آن است. حساسیت رسیدگی دقیق و اصولی به حسابداری برای شرکت های کوچک و متوسط از این موضوع نشأت می گیرد.

یکی دیگر از تفاوت هایی که حسابداری برای شرکت های کوچک دارد این است که، استارتاپ ها در شروع کار بودجه کمی برای استخدام تیم حسابداری و یا حتی یک حسابدار با تجربه دارند. این موضوع می تواند به نقطه ضعف برای کسب و کار شما تبدیل شود.

مورد دیگر بحث سرمایه می باشد. از آنجایی که استارتاپ ها و شرکت های نوپا سرمایه خیلی زیادی برای شروع کار ندارند، رسیدگی درست به امور حسابداری برای کسب موفقیت و بازدهی با کمترین سرمایه ممکن اهمیت زیادی دارد.

اگر شما به تازگی یک شرکت افتتاح کرده اید و یا در شرف راه اندازی استارتاپ خودتان هستید، ما به شما پیشنهاد می کنیم با ما همراه باشید تا از ۵ نکته مهم که در مورد امور حسابداری شرکت های کوچک و متوسط باید بدانید، مطلع شوید.

 

۵ اصل مهم در مورد حسابداری برای شرکت های نوپا

  1. در اولین قدم یک حساب جاری و یک حساب پس انداز برای شرکت خود افتتاح کنید؛

    اولین اقدام در جهت رسیدگی به امور حسابداری برای استارتاپ ها یا شرکت های تازه تأسیس، افتتاح یک حساب جاری مجزا است.

این کار به شما کمک می کند که از حساب و کتاب شرکت خود و نقل و انتقالات مالی در آن به طور واضح آگاه باشید.

داشتن حساب پس انداز نیز برای اینکه هر ماه به مقدار سی درصد از سود شرکت را پس انداز کنید، ضروری است.

توجه داشته باشید که هرگز نباید امور شخصی خود را از طریق حساب بانکی شرکتتان انجام دهید. چراکه؛ یکی کردن حساب بانکی شخصی و شرکت موجب ایجاد ابهام در امور مالی و حسابداری برای حسابدار شرکت و شخص شما می شود.

همچنین در صورتیکه از حساب شخصی خود برای امور مالی شرکتتان استفاده کنید، ممکن است سرمایه اتان را در چشم زدنی از دست بدهید و حتی متوجه نشوید آن را کجا خرج کرده اید.

 

 

  1. استخدام یک حسابدار برای رسیدگی به امور مالی و حسابداری شرکت خود را، در اولویت امور قرار دهید؛

اگر خودتان تخصصی در امور حسابداری و مالی ندارید و یا حتی با وجود تخصص در این زمینه، وقت کافی برای بررسی کامل و دقیق حساب و کتاب شرکت ندارید، باید یک حسابدار کار درست استخدام کنید.

امور حسابداری برای شرکت های کوچک نیاز به تخصص، صرف وقت و انرژی و دقت و تمرکز کافی دارد. سپردن امور حسابداری برای SMEها به یک حسابدار باتجربه، قدم مهمی در تضمین موفقیت و سودآوری کسب و کار شما به حساب می آید.

سعی کنید رویکرد شرکت و انتظاراتی که شما از حسابدار خود به عنوان امین سرمایه و کسب و کارتان دارید را، به طور روشن و صریح برای آن شخص توضیح دهید.

هرچه حسابداری که برای رسیدگی به امور کسب و کار خود استخدام می کنید باتجربه تر باشد، بیشتر می تواند به رشد استارتاپ شما و جلوگیری از ضرر و زیان مالی در آن جلوگیری کند.

 

  1. امور حسابداری و نتایج کاری حسابدار شرکت خود را به صورت ماهانه بررسی کنید؛

درست است که شما یک حسابدار حرفه ای و با تجربه برای امور حسابداری شرکت خود استخدام کرده اید، اما هرگز نباید از نظارت پیگیرانه بر اسناد و مدارک و حساب و کتاب شرکت غافل شوید.

سعی کنید حداقل در ماه یک روز در ساعات خاصی با حسابدار خود جلسه برگزار کنید. در این جلسه تمام امور مالی یک ماه گذشته را با دقت بررسی کرده و در مورد کم و کیف پرداختی و هزینه و دستمزدها از حسابدار خود سؤال بپرسید.

حداقل کمکی که این اقدام به شما می کند این است که، در صورت رخ دادن اشتباه در محاسبات یا هر گونه مشکلی در بازدهی اقدامات حسابدارتان، می توانید هر چه زودتر از آن آگاه شده و جلوی ضرر و زیان را بگیرید.

همچنین با اطلاع از هزینه ها و سود ماهانه شرکت، دستمزدها و پرداختی ها و کلیه امور مالی آن دورنمایی از سودآوری و یا عدم بازدهی کسب و کار خود به دست می آورید.

 

  1. مدارک و اسناد امور مالی و حسابداری شرکت خود را سامان دهید؛

مدارکی نظیر رسیدهای بانکی، فاکتورهای فروش، رسیدهای پرداخت دستمزد، رسید هزینه ها، رسید دریافتی ها و همه مستندات بانکی و حسابداری را به طور منظم و سازماندهی شده نگه داری کنید.

این مدارک به منظور بررسی امور حسابداری شرکت شما بارها و بارها مورد استفاده قرار می گیرند. پس باید دسترسی به هریک از آنها به گونه ای باشد، که باعث رخ دادن خطایی در امور مالی شرکت شما نشود.

سعی کنید اسناد و مدارک مالی و حسابداری شرکت خود را هم به صورت بایگانی کاغذی و هم به صورت ثبت الکترونیکی ساماندهی کنید.

البته در صورتیکه شما برای رسیدگی به امور حسابداری کسب و کارتان اقدام به استخدام یک حسابدار کرده اید، نباید نگران این موضوع باشید. چراکه یکی از اصلی ترین وظایف یک حسابدار، ثبت و ضبط مدارک و اسناد حسابرسی می باشد.

 

  1. از به کارگیری نرم افزارهای حسابداری غافل نشوید؛

رسیدگی به امور حسابداری برای شرکت های نوپا در شروع کار، نیاز به استفاده مکرر از نرمافزارهای حسابداری دارد. نرم افزار اکسل (Excel)، در نوع خود پایه ای ترین نرم افزار حساب و کتاب محسوب می شود.

استفاده از این نرم افزار به شما کمک می کند که امور مالی و حسابداری کسب و کار خود را به راحتی هر چه تمام تر مدیریت کنید.

فقط کافی است با این برنامه آشنا باشید تا با واردکردن عناوین و مبالغ مورد نظرتان بتوانید، هرگونه عملیات ریاضی و حسابداری را بر روی آن انجام داده و نتایج دقیقی به دست آورید.

نرم افزار های دیگری نیز در این زمینه وجود دارد که می تواند به شما و یا حسابداری که استخدام کرده اید کمک کند.

بهترین نرم افزارهای حسابداری برای استارتاپ ها شامل؛

نرم افزار کاشو یا به اصطلاح Kashoo؛ این نرم افزار مدیریت فاکتورها و هزینه ها را با ارائه انواع و اقسام فاکتورهای آماده و قالب های پرداختی متفاوت بر عهده دارد.

نرم افزار FreeAGent؛ مدیریت امور مربوط به هزینه ها، صورتحساب ها و مالیات توسط این نرم افزار همه کاره انجام می شود.

نرم افزار FreshBooks؛ این نرم افزار امور مربوط به هزینه، زمان و فاکتورها را مدیریت می کند.

نرم افزار QuickBooks؛ رسیدها، مالیات و هزینه ها توسط این نرم افزار ثبت و بررسی شده و نظم خوبی به امور حسابداری برای شرکت های کوچک ایجاد می کند.

  

نکته آخر اینکه؛

هدف هر کارآفرینی از ایجاد یک کسب و کار؛ رسیدن به سودآوری مالی و ایجاد درآمد برای نیروی کاری که استخدام کرده است، می باشد. نیل به این هدف نیازمند داشتن دورنمای کاملی از آنچه که کسب و کار مورد نظر در پیش رو دارد، می باشد.

امور حسابداری برای شرکت های کوچک باید به قدری واضح و روشن انجام گیرد، که جای هیچگونه پرسشی برای صاحب کسب و کار یا تصمیم گیرنده گانی که در رأس امور قرار دارند باقی نگذارد.

دقت کنید که اگر حساب و کتاب کسب و کار شما دقیق و اصولی باشد، اولین قدم در راه سودآوری مالی، کسب اعتبار و رسیدن به موفقیت را برداشته اید.

پس هر چه زودتر این ۵ نکته کارآمد و مؤثر را به کار ببندید و امور حسابداری استارتاپ خود را، سرو سامان دهید.

اهمیت حسابداری و مدیریت مالی برای شرکت‌های کوچک

موفقیت تمامی کسب‌وکارها به یک مدیریت مالی درست و مؤثر بستگی دارد. اهمیت این مؤلفه‌ی حیاتی در شرکت‌های کوچک و متوسط که توانایی کمتری در پرداخت بدهی و تسویه حساب‌ها دارند، بیشتر است. حسابداری از اصلی‌ترین مواردی است که یک کسب وکار در حال رشد به آن نیاز دارد. پیروی از اصول حسابداری می‌تواند تمامی شرکت‌های بزرگ و کوچک را به اهداف کوتاه و بلند مدت‌شان برساند. حسابداری تنها به مدیریت اعتبارات و بدهی‌ها خلاصه نمی‌شود؛ بلکه در تمامی تصمیم‌گیری‌های آینده نقش دارد. برای مثال، کنترل حساب‌های دریافتنی به تحلیل رفتار مشتری به لحاظ بازپرداخت بدهی‌ها کمک می‌کند. شناسایی مشتریان بدحساب، بودجه بندی دقیق برای کشف ناکارآمدی در برنامه‌های عملیاتی، آگاهی از تغییرات بازار از طریق بررسی تغییرات ناگهانی در هزینه و درآمد فروش و بسیاری از موارد دیگر، از جمله فواید حسابداری هستند.

یکی از اصلی‌ترین مواردی که مدیر یا صاحب کسب‌وکار با آن سروکار دارد، مدیریت جریان وجوه نقد، به ویژه چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد است؛ این چرخه درواقع همان توانایی شرکت در تبدیل فاکتورهای مشتریان به پول نقد و تسویه‌ی حساب‌های دریافتنی است.

چرخه‌ی سرمایه در گردش رابطه‌ی نزدیکی با چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد دارد. سرمایه در گردش به معنای گردش وجوه نقد و سایر دارایی‌ّها در جهت کسب‌وکار و روند عادی تجارت شرکت است. سود خالص و نهایی شرکت به توانایی شرکت در مدیریت سرمایه در گردش و چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد بستگی دارد.

مالیات از دیگر مواردی است که نیاز به حسابداری را چندین برابر می‌کند. ثبت اسناد حسابداری برای گزارش‌های مالیاتی می‌تواند اطلاعات مهمی را در اختیار مدیر یا صاحب شرکت قرار بدهد. صورت‌های مالی ماهانه یا فصلی، صورت جریان وجوه نقد، ترازنامه و صورت سود و زیان باعث می‌شود که تصویر دقیق‌تری از سابقه‌ی شرکت و برای پیشرفت آن ایجاد شود.

ارتباط مدیریت سرمایه در گردش با سودآوری

تحقیقات نشان می‌دهند که ارتباط مهمی میان سودآوری شرکت و چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد وجود دارد؛ البته این مساله به نوع فعالیت شرکت، سابقه و بزرگی آن بستگی دارد. صاحبان کسب و کارهای کوچک می‌توانند سودآوری شرکت را از طریق بهبود مدیریت مؤثر سرمایه در گردش و آزاد کردن حجم نقدینگی شرکت افزایش دهند.

اگر سرعت عمل شرکت‌ها در تسویه‌ی حساب‌ّهای دریافتنی و تبدیل فاکتورهای مشتریان به پول نقد (چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد) بیشتر باشد، مدیریتِ سرمایه در گردش مؤثرتری خواهند داشت. چنین چیزی با مدیریت مؤثر موجودی و توجه به گردش سهام در کسب‌وکار امکان‌پذیر است. مدیریت موجودی کالا در زمان‌های رکود اقتصادی اهمیت ویژه‌ای دارد، چراکه قطعا نوساناتی در تقاضای مشتریان مشاهده خواهد شد.

شرکت‌های کوچک علاوه بر مدیریت موجودی و سرمایه در گردش می‌توانند از طریق مدیریت مؤثر حساب‌ّهای دریافتنی و پرداختنی نیز میزان سود‌آوری خود را افزایش دهند. مدیریت درست حساب‌های دریافتنی با دریافت به موقع پول از مشتریان، به افزایش سرعت چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد کمک می‌کند. از طرف دیگر، پرداخت به موقع پول و تسویه‌ی حساب‌های پرداختنی، از هزینه‌های بازپرداخت دیرهنگام، هزینه‌های بهره و از دست دادن امتیازهای تخفیف جلوگیری می‌کند. می‌توان گفت مدیریت حساب‌های دریافتنی و پرداختنی از مدیریت موجودی کالا مهم‌تر است.

چه کسی باید مدیریت سرمایه در گردش را به عهده بگیرد؟

‌تحقیقات نشان داده‌اند که مدیر یا صاحبان شرکت‌های کوچک می‌توانند سودآوری شرکت را از طریق کنترل موجودی کالا و مدیریت حساب‌ّهای دریافتنی و پرداختنی افزایش دهند؛ اما نکته اینجاست که بیشتر صاحبانی که مدیر کسب‌وکار خود هستند، در انجام این کار توانایی بالایی ندارند. این مسئله به‌ویژه در اقتصاد کشورهای در حال توسعه بیشتر دیده شده است.

برای مثال در جمهوری چک دیده شده که مدیران/ صاحبان شرکت‌ها بیشتر به حساب‌های دریافتنی توجه می‌کنند، اما مدیریت درستی در سرعت چرخه‌ی تبدیل وجوه نقد از طریق مشوق‌ّها یا جریمه‌ها ندارند. در اوگاندا نیز برخی صاحبان شرکت‌ها از روش‌های غیررسمی برای ثبت اسناد مالی استفاده می‌کنند و برای پیگیری حساب‌ّهای دریافتنی و موجودی کالا تنها به حافظه‌ی خود اکتفا می‌کنند. البته نمونه‌هایی از روش‌های رسمی برای پیش‌بینی جریان وجوه نقد و مدیریت ضعیف اعتبارات نیز دیده شده است.

الگوی مشابهی نیز در غنا وجود دارد. اکثر صاحبانی که مدیریت شرکت خود را به‌عهده دارند، سوابق مالی رسمی شرکت را نگهداری نمی‌کنند؛ چراکه نیازی به این کار دیده نمی‌شود. علاوه بر این، ترس از عواقب فاش شدن درآمد واقعی و جریمه‌های مالیاتی ناشی از آن، مانع از نگهداری اسناد مالی شده است.

مؤثرترین روش برای تعیین استراتژی‌های آینده، تصمیم‌گیری برای پیشرفت شرکت و جلوگیری از تخلفات مالیاتی، به‌کارگیری اصول حسابداری حرفه‌ای و مؤثر است. شرکت‌ّهای کوچک اغلب به دنبال کاهش هزینه و پیدا کردن ارزان‌ترین روش هستند. این شرکت‌ّها ترجیح می‌ٔدهند که یکبار در سال و در زمان ارسال اظهارنامه‌های مالیاتی از خدمات حسابداری شرکتی استفاده کنند. متأسفانه این دسته از شرکت‌ها از امتیاز استفاده از اطلاعات برای تعیین مسیر پیشرفت شرکت بی بهره هستند.

حسابداری بو مدیریت مالی برای شرکت های کوچک

اهمیت آموزش مدیریت مالی و حمایت خارجی از مدیریت

آموزش یکی از مؤلفه‌های اصلی برای بهبود مهارت مدیریت مالی است. در آفریقای جنوبی، مدیرانی که دانش بیشتری در زمینه‌ی مدیریت جریان وجوه نقد و ثبت رسمی اسناد داشتند، در حفظ این اسناد تواناتر بودند. چنین چیزی در یونان نیز دیده شده است. مدیرانی که چنین مهارتی را آموزش دیده‌اند، دانش بالاتری از مسائل مالی دارند و بهتر مدیریت می‌کنند. حتی در آمریکا، آن دسته از مدیرانی که درک بهتری از صورت‌های مالی دارند، برای تصمیم‌گیری صحیح، از آنها استفاده می‌کنند.

علاوه بر آموزش مدیریت مالی، توصیه و مشاوره‌ی خارجی نیز از اهمیت ویژه‌‌ای برخوردار است. اکثر مدیران شرکت‌های کوچک به توصیه‌ها و پیشنهادات حسابداران خود وابسته هستند. البته بسیاری نیز برای دریافت مشاوره‌های مالی به خانواده، ‌دوستان، بانک‌ها و سایر شرکت‌ّهای محلی رجوع می‌کنند. همزمان با رشد شرکت، نیاز به مشاوره‌ّهای خارجی بیشتر می‌شود؛ البته نوع و کیفیت توصیه‌ها از کمیت آنها مهم‌تر است.

تحقیقات نشان داده‌اند که شرکت‌ّهای کوچک و جوان باید توجه بیشتری به جریان وجوه نقد و سرمایه در گردش داشته باشند؛ به‌ویژه اگر به‌دنبال رشد و گسترش هستند. رشد در شرکت‌های کوچک با سرمایه‌گذاری در تحقیق و توسعه، بهره‌وری کارکنان،‌ اهرم بدهی و مدیریت مؤثر جریان وجوه نقد در ارتباط است.

اهمیت ثبت و نگهداری منسجم اسناد و گزارش‌های مالی و کمک برون‌سازمانی

مدیران و صاحبان شرکت‌های کوچک باید از اهمیت حفظ و نگهداری اسناد مالی و استفاده از گزارش‌های مالی برای تصمیم‌گیری‌ آگاه باشند. حساب‌ّهایی که به‌درستی ثبت و نگهداری می‌شوند، می‌توانند گزارش‌های مالی مهمی مثل صورت جریان وجوه نقد، نقدینگی و سایر شاخص‌های عملکرد را فراهم کنند که در نهایت به موفقیت و ماندگاری کسب‌وکار منجر می‌شود.

شرکت‌های جوان و نوپا اغلب با مشکل عدم مدیریت سرمایه در گردش مواجه هستند. مدیریت مؤثر جریان وجوه نقد و سرمایه در گردش برای ماندگاری شرکت ضروری است. این موارد به افزایش سودآوری و حتی رشد اقتصادی منجر می‌شوند. صاحبان شرکت‌های در حال رشد با استرس زیادی روبه‌رو هستند و اغلب به کمک خارجی نیاز دارند. البته نیاز به آموزش مدیریت مالی و سیستم‌هایی برای عملکرد مؤثر نیز از اصلی‌ترین مؤلفه‌ها برای موفقیت شرکت‌هاست. برخورداری از یک سیستم حسابداری مؤثر و قابل اعتماد می‌تواند زمان بیشتری را در اختیار صاحبان شرکت‌ها قرار دهد تا به مسائل مهم‌تری بپردازند.